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高职院校教务管理信息化建设初探

2012年第9期(总第166期)
支颖(南通纺织职业技术学院,江苏 南通 226007)
 
 

【摘 要】 随着网络技术的飞速发展和招生规模的不断扩大,高职院校的教务管理信息化已经成为教育信息化的必然趋势。教务管理作为高职院校学校管理的核心,其管理水平的高低很大程度上决定了学院教学秩序的稳定及教学质量的高低。因此建立和完善高职院校教务管理系统对于加快学院教育教学改革、提高教学质量水平起着至关重要的作用。就目前高职院校教务管理信息化系统应用中存在的突出问题进行了分析,并提出了一些切实可行的改进措施。

【关键词】 高职;教务管理;信息化;问题;措施 

       随着高等职业教育的大众化发展,全国高职院校的办学规模不断扩大,招生规模空前增长。加上学分制的实行与完善,教学管理过程的复杂性使得教务管理工作越来越繁重。这对高职院校的教务管理人员提出了全新的挑战。教务管理既是学校管理的核心,是保证学校正常教学运行的重要环节,又是提高教育教学水平的重要保障。因此,高职院校实行信息化的教务管理模式已经成为信息化社会发展的必然趋势。

 

1  高职院校教务管理信息化建设的必要性

1.1 高职院校教务管理信息化是教育信息化的必然要求

“教育信息化”的概念是在20世纪90年代伴随着信息高速公路的兴建而提出来的。教育信息化是指计算机技术、网络技术、通信技术等现代信息技术在教育中的全面广泛的应用,用现代信息技术构造一个网络化、数字化和智能化的有机结合的教育环境。教育信息化的特点是数字化、网络化、智能化。[1]教育信息化是教育现代化的前提和必由之路。

2007年,教育部在《国家教育事业发展“十一五”规划纲要》中指出:“要加快教育信息化步伐。以教育信息化带动教育现代化。加快教育管理信息化,提高教育管理水平。”[2]一个国家的发展离不开教育水平的提高。如今,信息化程度已经成为衡量一个学校教学水平和教学质量的重要评价标准。实现高职院校教务管理的信息化,建设适应现代教育发展潮流的信息化教务管理模式,为社会培养适应生产、建设、管理、服务第一线的高等技术应用型专门人才,是国家对高职院校发展的基本要求,也是教育信息化的形势所需。

目前学术界关于教务管理信息化比较权威的定义是:教学管理信息化就是在现代教育思想指导下,运用信息管理理论和信息管理方法,以现代信息技术为核心,充分考虑外界变量和信息,组织和配置教学信息资源,进行信息化教务管理活动,从而高效地达到既定的教学目标。[3]从教务管理信息化的定义不难看出,把高等教育管理的积极思想与先进的信息技术相结合,对教务信息进行有目的、有组织的指挥、协调、控制,促进高职院校教务管理既定目标的有效发挥是高职院校教务管理信息化建设的根本任务。

1.2  高职院校教务管理信息化是新时期教务管理规范化、科学化的要求

传统的教务管理工作的特点可以用“繁杂”两个字概括。教务管理是一项相当复杂的教学过程管理,包括对教学计划的制定与执行情况、教学运行情况、教学质量监控与评价方面、学生成绩管理方面、考试考务方面等等。传统的教务管理就是依靠人工完成对各种教学信息数据的收集、统计、处理,头绪多,数据量大,随机性强,重复劳动多,必然导致教务管理效率低下。教务管理人员每天忙于应付各种日常教学琐事,没有空余的时间总结、思考教务管理这项工作的经验及规律,更不用说学习当下高职教育管理的有关新理论,参与到教学科研中了。显然,传统的教务管理模式已经严重制约了高职院校教学改革和教学管理工作的进一步发展。利用现代信息技术进行教学管理,可以更好地实现教学信息资源共享、避免教学管理各部门“各自为政”的现象;确保信息的原始性和准确性、减少传统教务管理过程中人为因素的影响;有效提高了教务管理水平、减轻了教务人员的工作负荷,为教务管理的规范化、科学化、信息化提供了保障。也为学院高层领导的正确决策提供了切实依据。进而大大提高了高职院校的人才培养水平和办学质量。

 

2  高职院校教务管理信息化存在的问题分析

    目前,全国大多数高职院校已经基本建成了一整套依靠计算机网络技术的教务管理信息系统,教务管理网络化、信息化的进程已经大幅提升[4]。通过网络信息资源实现了人才培养方案的上传、教学计划的滚动修改、课程的注册、教材的选用、学生的成绩录入、选课及评教等各项内容。在教学管理模式提到改进的同时,教务管理信息化建设中存在的一些问题也逐渐显露出来,阻碍了教务管理信息化建设前进的步伐和教学改革的发展。主要表现为以下几个方面: 

2.1 教务信息化管理观念落后,对信息化建设的意义认识不够

首先,大部分高职院校都是从以前的中专转变来的,传统的一套管理思想已经“根深蒂固”。对新鲜事物、新理念的接受能力较差,甚至一些学校还存在抵触思想,认为以前什么都是好的,缺乏与时俱进的创新意识。其次,学院领导对信息化建设的意义认识有限。在管理内容上,很多高职院校并没有把教务管理信息化作为一项重要的系统工程来抓,教务管理往往局限于局部,必然出现“头痛医头、脚痛医脚”的现象。再次,少数高职院校至今仍然采用传统的教务管理方式,运用网络化、信息化的程度不高。值得一提的是,很多高职院校都将大量资金投入到教学和科研,对教务硬件方面的投入很少。当学校组织学生选课的时候,由于服务器带宽不足或负载过大,往往会使整个教务系统处于瘫痪状态。这种落后的硬件配套设施必然影响到教务管理工作的效率和质量[5]

2.2基于教务管理系统软件开发的缺陷,信息资源无法共享

高职院校在实行信息化管理后,给各管理职能部门的工作带来了方便。例如通过教务管理中的学生信息,教务处可用来发放学生教材;图书馆可用来学生的图书借阅管理;财务处可用来核对学生的缴费情况;后勤处可用来安排学生的住宿;就业处可用来毕业生的就业派遣等等。虽然教务管理信息系统在高职院校得到了广泛地应用,但长期以来各管理职能部门沟通不畅,没有做到整体规划,自行开发的系统功能又比较单一,标准不统一,导致各个部门管理系统之间的信息资源无法共享,形成了一个个“信息孤岛”,重复劳动现象严重。而且,多数学校对于教务管理信息系统都是一次性投入,日后的系统升级和维护少之又少,无法满足学校改革和发展的需要。许多系统甚至得不到稳定、正常的使用,严重阻碍了教务管理网络化、信息化建设的进程。

2.3 教务管理人员信息化素养不高、管理队伍不稳定

教学管理是高职院校管理工作的核心内容,其管理水平的高低直接影响着教育教学质量的高低和人才培养质量的优劣。而教务管理人员作为学校日常教学工作的基层管理者,也是具体执行者,是联系学校与系部、领导与师生之间的桥梁,对维持学校正常的教学秩序、保障教育教学质量起着不容忽视的作用。在教务管理信息化进程中,教务管理人员的素质最终决定了教务管理信息化能否取得实质性成效的关键。教务管理人员除了要有高度的责任感、良好的职业道德之外,信息素养能力也很重要。所谓信息素养,就是一种对信息社会的适应能力,它是与信息技术紧密联系的。但并不是说信息技术的应用仅仅停留在简单的文字处理和电子表格的制作,它包括对信息知识的获取、分析、运用、传播等等。高职院校的教务管理人员不但要掌握计算机方面的知识与技能,还必须具备高等教务管理的业务知识。由于很多高职院校都是从中职转变而来,学校领导对于教务管理工作的重视力度不够,认为教务管理工作不过是一般的行政事务性工作,造成大多数管理人员的学历层次较低,没有接受过系统的专业培训,教务管理队伍整体素质不高,难以适应信息化社会对高职教务管理发展的需求。况且教务工作内容繁杂,经常受到歧视,工作难以量化考核,评优评奖、职称评定方面都低于教师,使教务管理人员更换频繁,管理队伍不稳定,工作积极性也受到了打击。

 

3  推进高职院校教务管理信息化的措施

   高职院校教务管理信息化是一个复杂的系统工程,面对建设过程中出现的突出问题,全院上下应加强重视,结合教务管理的工作实际主动采取有效措施,进而推动教务管理的信息化,加快数字化校园的建设。

3.1 应进一步更新观念,加大资金投入

   高职院校教务信息管理是数字化校园建设的一项重要工作,也是高职院校发展的一个必然选择[4]。归根结底,教务管理信息化建设的过程就是管理观念、管理内容和管理方式现代化的过程。推进教务管理的信息化建设,必须时刻以现代教育管理理论为指导,进一步转变思想、提高认识[5],对传统的教务管理模式加以客观地剖析,取其精华,剔除糟粕。在运用现代信息技术的基础上通过借鉴其它院校教务管理的成功经验,探索出一条适合高职院校自身发展的信息化建设之路。作为学院领导,首先要明确数字化、信息化的管理理念,把教务管理信息化管理当作一件大事来抓,做到统一规划、全面协调、建设实用性强、覆盖面广、资源共享的教务管理系统。配备几名专门技术人员负责系统维护,保证教务管理系统正常、稳定地运转。其次,在教务管理信息化进程中,适当的资金投入是非常必要的。因此,要加大对教务管理的信息化建设经费投入,用于硬件配套设施的更新、系统的升级等,从而更好地发挥教务管理系统的作用,真正实现信息化管理。再次,教务系统的管理和服务对象是广大师生。学校应加大对教师和学生的宣传力度,使他们积极参与进来,共同推进教务管理信息化建设。

3.2 开发科学合理的教务管理信息系统,加强制度建设

   构建高职院校教务管理系统的最终目标是最大限度地实现信息资源的共享。因此,在开发系统时,应从学校实际出发,成立以教学院长为组长,教务处长、教育技术中心主任为副组长,系主任为成员的信息化建设小组,专门负责教务管理信息化建设的领导工作。在借鉴其它高校成功经验的基础上,结合本校情况对教务管理系统进行整体地合理规划,并制定系统开发方案。在制定方案时还要从长远角度充分考虑到学院今后的发展,由教务部门牵头,向与教务管理有紧密关联的部门,如教学系(部)和各行政部门等收集其对信息化教务管理的建议,最大限度地实现教务管理的规范化、信息化、网络化。在教务管理信息化推进的过程中,也要做到明确分工、责任落实到人。与此同时,要因地制宜地制定可操作性强、适应信息化建设目标的各项管理制度,并及时根据学院教育教学改革的需要,给予修改并完善,以此来规范教务管理人员和教职工的行为,推动信息化建设的步伐。

3.3  建设一支素质较高、相对稳定的教务管理队伍

    在教务管理信息化建设的过程中,不论软件、技术和设备如何先进,最终取得成效的关键在于教务管理者的素质[6]。因此,要重视教务管理队伍建设,首先必须提高教务管理人员的地位。通常情况下,教务管理人员都得不到出去培训进修的机会。学院应采取多种措施鼓励他们进修学习或者考虑给一部分优秀的教务工作者参加兄弟院校交流学习的机会。这样一来既调动了教务管理人员的工作积极性,一定程度上也稳定了教务管理队伍。其次,给教务管理队伍充实一些专业技术人才,如教务管理专业和信息技术专业人才等等。此外,定期组织职业知识和技能培训,培养他们运用先进的教务管理方法,处理日常繁杂的教务工作的能力。全面提高教务管理队伍的整体素质。造就一支专兼结合、结构合理、素质较高、相对稳定的教务管理人员队伍,有利推进教务管理信息化的健康发展[4]

 

4  结语

    综上所述,随着现代信息技术的高速发展,信息化管理已经成为高职院校教务管理的历史必然。但实践证明,教务管理信息化建设是一个复杂的循序渐进的过程,只有从学校实际出发,更新教育教学观念,开发科学合理的教务管理系统,加大资金投入,加强体制建设,建设一支高素质且稳定的教务管理队伍,才能使教务管理工作真正走上规范化、信息化、网络化的道路,从而提高高职院校的办学质量,培养新型高技能人才。

 

参考文献

[1] 孙启美.现代教育技术与学习模式---走向信息化[M].北京:科学出版社,2010.

[2] 《国家教育事业发展“十一五”规划纲要》(2007).http://www.gov.cn/zwgk/2007-05/23/content_623645.htm

[3] 白雪.高职院校教务管理信息化存在的问题与对策[[J].知识经济,2011,(7):5.

[4] 叶建国.浅析高校教务信息管理存在的问题及对策[J].高教高职研究,2011,(1):190-191.

[5] 姚洁,谢海波.高校教务管理信息化所存在的问题与对策[J].管理视野,2010,(3):108.

[6] 何红梅.高职院校教务管理信息化建设刍议[J].徐州建筑职业技术学院学报,2008,(2):71.

   
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